定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
在项目建设中，主要任务是加强对工程建设的管理，保证工程的质量并在规定的工期内完成，对于基建档案管理来说，工作人员大多是临时组成的，其部门也是根据工程需要临时建立，管理层对其并不重视，认为在档案管理上花钱、花时间没必要。
工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作，指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。
健全管理由于电力建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建工程项目档案工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理要求，必须制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度。
建筑工程档案是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。它是建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文对建筑工程档案的内涵、特点、存在的问题以及有效的管理措施做了较为详尽的阐释，以期对建筑工程档案管理工作有所裨益。
施工企业要在市场竞争中求生存促发展，必须提高工程项目的管理水平，加强工程项目基础管理，尤其要加强对工程项目文件档案的管理工作。因此，全面了解工程项目档案管理的需求，是工程项目档案规范化、科学化管理的前提。
严把验收关，认真做好档案的预验收工作，这是保证档案质量的重要步骤。建立“四纳入”制度，是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制。
档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。
档案管理的六大步骤：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六方面工作。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。
1、因此，施工资料的形成和管理，对工程建设来说是至关重要的，是施工过程不可缺失的组成部分。
2、第一步，可采用网络图的方式将公司的管理目标分解至分公司和项目部，确定每一项目部和工程的具体安全管理目标。
3、须下发的公司文件或资料由档案管理员在发文簿上登记下发给相关单位资料管理人员并要求签字。收到的设计类、技术类文件由档案管理人员签收并登记，其它涉及经济、工期的相关文件及函件由工程部经理审阅同意后签收。
4、建筑单位施工技术管理资料是在施工过程中逐步形成的技术文件材料转化而来的。它与完成工程主体有着同样的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、记载建筑单位主体及施工过程的重要文件，是建筑单位施工的直接成果之一，对施工起着指导和依据的作用。它代表着施工企业的综合管理水平。
5、工程材料进场前由材料员提供材料、设备质量合格证明文件及检验报告等，工程进行时及时材料员报送交易卡等。施工期间涉及各专业例如水、电、暖、通风、消防等检测，由各专业工程师提供相应数据，资料员及时做进行归档并形成电子文档。工程资料采用计算机管理，工程资料按规定采用打印加手写签名的形式。
资料管理员工作职责1 管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等，建立项目施工图纸和设计变更的工程档案；负责与总包公司、监理单位及公司有关部门的资料收发、借阅，并办理签收手续。
资料员的工作岗位职责1 负责收集和整理项目公司/项目部的各种文件资料和档案。 负责部门的信息资料管理及文件传递工作。 负责与公司其他部门档案管理员的对接工作。 负责工程项目技术档案的归档和资料保管。 负责工程图纸资料的收发及保存管理。 负责收集、提供项目工程竣工资料。
资料管理员是负责工程项目资料的编制、收集、整理、档案管理等内业管理工作的技术人员。具体工作有负责工程项目资料，图纸等档案的收集和管理，参加分部分项工程的验收工作。负责计划，统计的管理工作。负责工程项目的内业管理工作，完成工程部经理交办的其他任务。负责工程项目资料，图纸等档案的收集。
负责项目部各项资料包括档案、证件资料、设计图纸、设计变更、往来信函、会议纪要、以及各类文件、文档、规范规定、书籍等的收集、整理与保管。负责对监理和单位在工程实施过程中有关工程资料的检查监督并对其中重要资料及时收集整理。
档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，属于保密文件的，按公司保密规定执行，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；保管工程资料专用章，严格控制用印范围；1保持档案柜、档案盒的卫生清洁；1积极主动的完成部门负责人安排的其他各项技术工作。
管理项目现场剩料、废料、退料，保证物资安全；配合项目经理及公司管理会计的成本控制工作；配合商务专员搜集、整理项目现场各类物资材料的报验文件；管理记录项目实施过程中的各项物资及汇总、存档相关资料；完成上级临时下达的任务。
1、工程资料管理制度要明确施工管理人员执业资格、岗位职责及资料管理流程。管理人员要持证上岗，专人专岗，其中资料员、试验员各自独立设岗，不能 *** ；资料管理流程更好的明确了各管理人员之间工作的衔接、交互配合。
2、与施工有关的现场资料应及时收集整理，内容要真实，不得弄虚作假，事后补填，确 保资料真实有效、完整齐全、分类有序，具有可追溯性。计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的形式。资料应保证字迹清晰，签 字、盖章手续齐全，签字应符合档案管理的要求。
3、三）做好各项评奖评优工作 做好工程创标创优、企业和个人先进的评选申报工作。保证申报材料的齐全和精美，和各工程项目部通力协作，编写申报材料，整理影像资料，审查资料有无遗漏，是否按标准填写盖章等，并与各协会沟通交流，做好上报工作。
4、如何做好工程内业资料管理：原始性是施工记录的基本属性。它必须是在施工现场由施工技术人员直接填写在有关 记录上，不能等回到办公室凭记忆或日记本再抄写在记录表上。真实性则是施工原始记录的精髓。失去了真实性，施工原始记录将一文不值。内业资料整理要行之有序。
5、必须及时做好工程技术资料记录和收集 工程技术资料是对施工项目质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须按照施工的进度及时收集、整理。要指定专人负责管理工程技术资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯。
1、1工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。
2、负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的文件资料及合同的收发、传达、管理等工作；负责工程合同及其他合同的收集和存档，建立合同台帐，做好相关合同的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。
3、不以规矩不成方圆，首先做好施工工程资料的前提就是制定工程资料管理制度及工程资料标准化细则：1工程资料管理制度要明确施工管理人员执业资格、岗位职责及资料管理流程。
4、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案 制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。
5、施工单位合同管理要点：建立施工企业的合同管理系统。合同管理系统，就是施工企业从上向下建立起一支专业管理队伍，实行系统管理。作为独立法人的施工企业，建立合同专门管理机构，这个机构等同于企业三总师室或工程部，是内部管理机构。各项目经理部也设立专职合同管理人员，隶属于企业合同专门管理机构。
